Comment rédiger un cahier des charges pour un logiciel, une application ou un site

À quoi sert un cahier des charges ?

Un cahier des charges est le document qui dit à un prestataire ce que vous attendez de votre futur logiciel, application ou site. Il sert à trois choses :

• clarifier votre besoin, pour vous d'abord : l'écrire oblige à trancher ;
• obtenir des devis comparables, parce que chaque prestataire répond à la même question ;
• servir de référence pendant le projet, quand il faut décider si une demande était prévue ou non.

On distingue le cahier des charges fonctionnel, qui décrit ce que l'outil doit permettre de faire, et le cahier des charges technique, qui décrit comment le construire. Pour une PME, c'est le premier qu'il vous revient d'écrire ; le second est le travail du prestataire. La démarche a même sa norme : la NF X50-151, remplacée en 2013 par la norme européenne NF EN 16271, qui demande d'exprimer le besoin en fonctions, c'est-à-dire en termes de finalité, et non en solutions.

Le plan type d'un cahier des charges, commenté

1. Le contexte. Votre entreprise en quelques lignes, votre activité, vos effectifs, et surtout pourquoi ce projet maintenant. Un prestataire qui comprend votre métier propose mieux.
2. Les objectifs. Ce qui doit changer, si possible mesurable : « supprimer la ressaisie des bons d'intervention », « livrer les devis le jour même ».
3. Les utilisateurs. Qui se servira de l'outil, combien, depuis quel appareil, et ce que chacun a le droit de voir ou de modifier.
4. Les besoins fonctionnels. Décrits comme des parcours : « un technicien ouvre son intervention, la complète, fait signer le client ». C'est le cœur du document.
5. Les données. Celles qui existent déjà (fichiers, ancien logiciel), leur volume, et celles qu'il faudra reprendre.
6. Les connexions. Les logiciels avec lesquels l'outil doit échanger : comptabilité, banque, site, agenda, plateforme de facturation électronique.
7. Les contraintes. Hébergement, sécurité, RGPD, accessibilité, usage sans réseau, délais imposés.
8. Le budget et le calendrier. Donnez une fourchette. Sans elle, vous recevrez des réponses impossibles à comparer, l'une minimale, l'autre luxueuse.
9. Ce que vous attendez de la réponse. Le découpage du prix, le planning, la méthode, la maintenance, les références.

Besoin ou solution : exemples de formulations

L'erreur la plus courante est de décrire une solution au lieu d'un besoin. Vous vous privez alors d'idées meilleures que la vôtre.

À éviter (une solution)	Préférable (un besoin)
« Un menu déroulant avec la liste des clients »	« Retrouver un client en tapant quelques lettres de son nom, parmi environ 3 000 »
« Un export Excel du planning »	« Le chef d'équipe doit voir chaque vendredi le planning de la semaine suivante »
« Une application iPhone »	« Les techniciens doivent remplir leurs bons sur le chantier, parfois sans réseau »
« Un tableau de bord avec des graphiques »	« Savoir chaque lundi le chiffre facturé, le chiffre en commande et les retards »

Un bon test : si votre phrase contient le nom d'un composant d'écran ou d'une technologie, demandez-vous quel problème elle résout, et écrivez plutôt ce problème.

Prioriser : indispensable, utile, plus tard

Tout ne se vaut pas, et tout ne doit pas être livré en même temps. Classez chaque besoin dans l'une de trois colonnes :

• Indispensable : sans lui, l'outil ne sert à rien. C'est la première version.
• Utile : il fait gagner du temps, mais on peut démarrer sans.
• Plus tard : une bonne idée, qui attendra que l'outil ait fait ses preuves.

Cette priorisation est votre meilleur outil budgétaire. Si les devis dépassent votre enveloppe, vous savez quoi retirer sans toucher à l'essentiel. Et une première version utilisée tôt vous apprendra plus que n'importe quelle réunion.

Ce qu'on oublie presque toujours

• Les droits des utilisateurs. Qui voit les prix d'achat ? Qui peut supprimer une facture ? Ces règles changent l'architecture du logiciel.
• La reprise des données. Des années de fichiers à importer, dédoublonner, corriger : c'est souvent un poste à part entière.
• Les connexions. Chaque échange avec un autre logiciel se chiffre. Listez-les toutes.
• L'hébergement. Où sont stockées les données, qui paie le serveur, à quelle fréquence sont faites les sauvegardes, et qui a déjà testé une restauration.
• Le RGPD. Dès que l'outil contient des données personnelles, de clients ou de salariés, le prestataire qui les héberge ou les traite pour vous devient votre sous-traitant au sens du RGPD, et l'article 28 impose un contrat qui fixe ses obligations. La CNIL publie un guide du sous-traitant et un guide RGPD du développeur.
• L'accessibilité. Depuis le 28 juin 2025, la directive européenne « Accessibilité » s'applique à plusieurs services, dont le commerce électronique, selon la DGCCRF. Les entreprises de moins de 10 salariés dont le chiffre d'affaires annuel ou le total de bilan reste sous 2 millions d'euros n'ont pas d'obligation pour leurs services. Même hors obligation, un outil lisible et utilisable au clavier sert tout le monde.
• La maintenance. Mises à jour de sécurité, corrections, petites évolutions : demandez un prix annuel, pas seulement le prix de construction.
• La réversibilité. Pouvoir récupérer toutes vos données dans un format lisible, et confier l'outil à un autre prestataire si la relation s'arrête.
• La propriété du code. L'article L131-3 du Code de la propriété intellectuelle exige que chaque droit cédé fasse l'objet d'une mention distincte dans l'acte de cession. Sans clause écrite, payer le développement ne vous en rend pas propriétaire.

Comment comparer des devis

Trouver le bon prestataire n'est pas simple : selon le Baromètre France Num 2025, 37 % des TPE et PME déclaraient avoir du mal à trouver un prestataire numérique adapté, en hausse de 15 points sur un an. Pour départager les réponses :

1. Vérifiez qu'on vous a compris. Un bon devis reformule votre besoin avec ses mots. Un devis générique, qui pourrait s'adresser à n'importe qui, est un signal d'alerte.
2. Exigez un prix découpé par lot ou par fonction. Vous verrez où part l'argent, et ce que coûte chaque besoin « utile ».
3. Lisez les hypothèses et les exclusions. Reprise des données, connexions, formation : ce qui n'est pas écrit n'est pas compris dans le prix.
4. Comparez sur trois à cinq ans : construction, hébergement, maintenance, licences éventuelles.
5. Contrôlez les clauses de propriété du code, de remise du code source et de réversibilité.
6. Demandez à voir des réalisations comparables, et si possible à parler à un client.
7. Méfiez-vous des écarts extrêmes. Le devis le moins cher a souvent oublié quelque chose ; le plus cher n'est pas forcément le plus sûr.

Un cahier des charges peut aussi être écrit à deux : de nombreux prestataires proposent une phase de cadrage, payante ou non, pour le construire avec vous. C'est souvent plus efficace qu'un document rédigé seul, à condition qu'il vous appartienne et que vous puissiez le soumettre à d'autres.

Faire le point avec nous

Chez ORA, chaque application métier commence par des ateliers de cadrage avec vos équipes : nous vous aidons à écrire le besoin, à le prioriser, puis nous le chiffrons par lots, avec la maintenance, la réversibilité et la propriété du code écrites noir sur blanc. Si vous avez déjà un cahier des charges, nous le relisons et vous disons ce qui manque. Pour en parler, écrivez-nous : nous répondons en une heure au plus.

Pour aller plus loin

Avant d'écrire, faites le tri entre les options : logiciel métier sur mesure ou logiciel du marché, et pour un projet qui touche toute la gestion, l'ERP pour PME. Pour un site, voyez aussi ce qui fait le prix d'un site internet professionnel.